Bevezetés
A kis- és középvállalkozásoknál a megfelelő méretű készlet kezelése mindig is hangsúlyos kérdés volt. A készletkezelés költségeinek tervezése és nyomonkövetése a cég cashflow kezelése mellett az egyik legfontosabb pénzügyi feladat. Ebben a posztban bemutatjuk, hogy milyen költségvonzatok kapcsolódnak a készletek kezeléséhez illetve milyen buktatókkal találkozhat egy cég a készletkezelés révén a mindennapokban.
Mit tekintünk a készletkezelés költségének?
A készletköltségek közé sorolunk minden olyan költséget, amely magában foglalja a termékalapú cégek működéséhez szükséges alapanyagok megrendelésével, tárolásával és készletszintek kezelésével kapcsolatos költségeket.
A készletköltségek 3 kategóriája
1. Rendelési költségek
Minden alkalommal, amikor a cég egy beszállítótól rendel valamit számolnia kell rendeléshez tartozó költségekkel. Legyen bármilyen kisméretű a rendelés, ezek hozzátartoznak a cég pénzügyi elszámolásához. A megrendelés költségének becsléséhez nyomon kell követni a beszerzési igényeket, a megrendeléseket, a számlázást, a munkaerőköltségeket, valamint a szállítási és feldolgozási díjakat. Míg ezeknek a költségeknek egy része viszonylag jelentéktelen lesz – például a számlák elkészítése –, más részük, mint például a megrendelések, jelentős hányadot tehetnek ki.
2. Tárolási költségek
A készlettárolási költségek (más néven „készlettartási költségek”) azok a díjak, amelyeket a vállalkozás fizet a készletelemek készleten tartásáért. A tárolási költségek valójában igen változatosak lehetnek, és bármit tartalmazhatnak az adóktól és a biztosítástól kezdve a munkavállalói költségeken át, a romlandó áruk cseréjének áráig. A tárolási költségek pontos áttekintése kritikus fontosságú annak ismeretében, hogy a jelenlegi készlet mennyi profitot termelhet. A vállalkozások hatékony raktárelrendezéssel és innovatív készletkezeléssel csökkenthetik ezeket a költségeiket.
3. Készlethiány költségek
A készlethiányból adódó költségek minden olyan elveszett (potenciális) értékesítést jelentenek, amely abból ered, hogy nincs elég termék raktáron – vagyis a készlethiány miatt kieső bevétel keletkezik. Ez például akkor fordulhat elő, ha az ügyfél megrendeli a raktáron lévő cikk utolsó egységét, de az árucikk hibásnak bizonyul. Mivel hibás terméket nem szállíthatunk (és nincs csere készleten a rendelés teljesítéséhez), ez veszteségnek fog számítani. Másik esetben raktározási költségek merülhetnek fel, ha az ügyfél azt látja, hogy a kívánt termék elfogyott az Ön webhelyén, így végül máshol vásárolja meg.
7 készletköltség, amelyek nyomonkövetése kiemelten fontos a hatékony készletkezeléshez
1. Tárolóhely költségei
A tárolás költségei közé tartoznak az olyan rendszeres kifizetések, mint a bérleti díj, a biztonsági szolgálat, a világítás, a fűtés, a karbantartás és egyéb közüzemi díjak. Ezenkívül tartalmazzák a biztonsági dolgozók és a portások bérét is (azaz a tiszta, biztonságos és rendezett raktárhelyiség fenntartásához szükséges munkaerő költségét).
2. Kezelési költségek
A kezelési költségek elősegítik a biztonságos készletkezelést a raktárban. Ezek közé tartoznak azoknak az alkalmazottaknak az eszközei és munkaerőköltségei, akik raktárkészletet mozgatnak át egyik helyről a másikra a területen belül. A leggyakoribb kezelési költségek tartalmazzák az anyagmozgató berendezéseket, és a targoncavezetők illetve más, a termékeket kezelő emberek bérköltségeit is. Ennek ellenére a kezelési költségek nem kizárólag a béreket tartalmazzák, hanem kiterjednek a kormány által alkalmazott adókra, a munkavállalói juttatásokra és a plusz munkaórákra is.
3. Forgótőke és tőkeköltségek
Általánosságban a tőkeköltségek adják a készlettartással járó költségek legnagyobb hányadát. A tőkeköltségek magukban foglalják a készletek fizikai szállításához és elhelyezéséhez szükséges egyszeri díjakat, mint például földterület, épületek és tárgyi eszközök vásárlása. Azonban ezek kapcsolódnak a forgótőke kamataihoz, valamint az árukészletbe fektetett pénz alternatív költségeihez is. A tőkeköltségeket a súlyozott átlagos tőkeköltség kiszámításával saját magad is kiszámolhatod.
4. Adók és biztosítások
Az adók és biztosítások hatékony kezelése mindig támaszt kihívásokat a cégeknél. Érdemes azonban komolyan venni őket, nehogy súlyosabb következményekkel kelljen szembenézni a működés során. A legjobb, ha a cég ezeket egy tapasztalat pénzügyi szakemberre, vagy könyvelőirodára bízza, a helyi sajátosságok figyelembevételével.
5. Avulás
Az elavulás egy készletkockázati költség, amely azokhoz a készleten lévő cikkekhez kapcsolódik, amelyeket nem tudsz áthelyezni, vagy megromolhatnak, mielőtt eladnád (gondoljunk csak virágokra és élelmiszerekre) őket.
Az avulás meglehetősen drága, mert gyakorlatilag készpénzt hagysz a polcon. Előfordulhat, hogy a termékek hónapokig a készleten maradnak, aminek következtében felhalmozódnak a szállítási költségek anélkül, hogy nyereséget termelnének. A kisvállalkozásoknál gyakran felmerülnek avulási költségek, bár ezek közül sok elkerülhető a helyes készletkezeléssel.
6. Beruházás
A készlet lényegében befektetés. De azoknak a cégeknek, amelyek még nem dolgoztak ki készletgazdálkodási stratégiát, ez a befektetés igen költséges lehet. Mivel minden vállalkozásnak véges mennyiségű pénz áll a rendelkezésére, elengedhetetlen, hogy óvatosan költsd el. Ha körültekintően fekteted be, nagyobb esélyed lesz arra, hogy megfelelő egyensúlyt találj az erőforrásaid között, ezért ügyelj arra, hogy szilárd költségvetést dolgozz ki, amelyhez ragaszkodhatsz.
7. Büntethető tevékenység
A nem megfelelő készletellenőrzési gyakorlat bevezetése többfajta visszaélésre adhat lehetőséget, amelyek hihetetlenül költségesek lehetnek. Míg a lopás a legnyilvánvalóbb bűncselekmény, amelyet meg kell próbálni megelőzni, a csalás és a tisztességtelen alkalmazottak is komoly veszélyt jelenthetnek a cég pénzére. Ezért olyan fontos, hogy mindig naprakész maradj a veszteségek kimutatásában, abban, hogy hol és hogyan történt. Így megóvhatod a készleteidet, és továbbra is magas minőségben szolgálhatod ki ügyfeleidet.
Mint látható a készletköltségek sok téren kapcsolódnak a vállalat pénzügyi stratégiájához. A hatékony készletkezelés kialakításával azonban ezek jelentősen csökkenthetőek. A Felhőraktár rendszere megoldást kínál ezekre. Próbáld ki te is, ha szeretnéd a készleteidet költséghatékonyan kezelni.
A Webcapital Kft. tanácsadói több mint 20 éves könyvelői, raktár- és készletkezelésben szerzett tapasztalattal segíthetik munkádat. Keress minket bizalommal!