A készletkezelés alapjai és költségtípusai

Ebben a posztunkban kicsit körüljárjuk a raktárkezeléshez köthető készletkezelés alapjait. A megfelelő raktárkezelő program kiválasztásához fontos, hogy tisztában legyünk azzal, hogy milyen alapfunkciók szükségesek vállalkozásunk számára és a választott platform milyen módon tudja támogatni a napi készletmozgatásokat és kimutatásokat a gazdasági területtel együttműködve.

Mit nevezünk készletkezelésnek?

A készletkezelés meghatározásához, először vizsgáljuk meg mit is jelent pontosan a készlet fogalma egy vállalkozás esetében.

Készletnek nevezzük a vállalkozás adott időpontban rendelkezésre álló anyagainak, termékeinek együttes állományát, amellyel a vállalkozás áruforgalmának teljesítéséhez szükséges mennyiségben tart fent. A készlet lényege, hogy összeköti és működteti a vállalkozás működéséhez elengedhetetlenül szükséges anyagok beáramlását (Termelés) és kiáramlását (Fogyasztás).

A készletkezelésnek nevezzük azt a folyamatot, amelynek célja a megfelelő készlet fenntartása a megfelelő mennyiségben, a megfelelő időben, megfelelő készletköltséggel. A készletkezelés segíti a vállalkozásokat a készletellenőrzésben. Egy jó példa, hogy milyen és mennyi készletet kell rendelni és mikor.

Milyen folyamatokból épül fel a készletkezelés?

A készletkezelés során több folyamat mentén követik nyomon a készletek mozgását, a kezdeti szakasztól a késztermékek eladásáig. Különböző szempontokat foglal magában, mint a beszerzés, a vállalkozás alapanyagainak és a késztermékeinek tárolása és felhasználása.

Az állandó és valós idejű készletkövetés hatékony tudja támogatni a kisvállalkozások működését, mivel valós idejű készletszámlálást biztosít számukra.

A készletgazdálkodás segítségével azonosítható és biztosítható a vevői igények kielégítéséhez megfelelő mennyiségű készlet, valamint megelőzhető az alap vagy biztonsági készlet hiánya. A rossz készletgazdálkodás holtkészlethez vagy eladatlan készlethez vezethet, amely csökkenti a vállalkozás pénzforgalmát.

A készletkezelés során 5 szakaszt szükséges nyomon követni:

Beszerzés: nyersanyagok vásárlása késztermékké alakítás céljából, vagy termékek vásárlása eladásra.

Gyártás: Gyártási készlet vagy a végtermék elkészítése nyersanyagból és annak alkotóelemeiből.

Készletezés: Nyersanyagok és végtermékek értékesítés előtti tárolása.

Értékesítés: Készletek ellenőrzése, termékek eljutattása az ügyfelekhez, kifizetések kezelése.

Jelentések, kimutatások: A nyereségesség felméréséhez riportok a költségekről és bevételekről.

Miért fontos a készletkezelés?

A készletgazdálkodás legfontosabb célja, hogy segítse a vállalkozást a készletkövetésben, és annak biztosításában, hogy optimális mennyiségű (ne túl sok – ne túl kevés) készlet álljon rendelkezésre folyamatosan.

Segítségével csökkenthető a pontatlan nyilvántartás és a korlátozott pénzáramlás kockázata.

Egy másik fontos szempont az ügyfélelégedettség kérdése. A pontos készletgazdálkodás bevezetésével elérhető, hogy az ügyfelek igényeit a megfelelő időben teljesíthesse a vállalkozás. Növeli a szervezet profitját azáltal, hogy éppen a rendeléseknek megfelelő mennyiségű készletbe fekteti be a vállalkozás pénzét, és fenntartja a folyamatos pénzáramlást.

A számos előny mellett azonban a készletgazdálkodással kapcsolatban is előfordulnak kihívások.

Kihívások a készletkezelés során

A legnagyobb kihívás a készletkezelés során a készletet alkotó tételek helyes összeállítása és mennyiségi kezelése terén jelentkezik.

Ha a készletek száma túl magas, extra erőforrás bevonását igényel a szervezettől ezek értékesítése. Ezzel szemben, ha hirtelen elkezd nőni a megrendelések száma, készlethiány alakulhat ki.

Íme néhány további kihívás a készletkezeléssel kapcsolatban:

Raktári adatok: A tényleges és az időszakos készlet pontos részletezése elengedhetetlen ahhoz, hogy tudjuk, mikor kell újratölteni a készletet.

Elavult folyamatok: A leltárrendszerek elavult vagy manuális folyamatai hibásak lehetnek, és lelassíthatják a munkafolyamatot.

Változó vásárlói igények: A készletrendszer trendjeinek követése fontos a vásárlók változó ízlésének és igényeinek kielégítése érdekében. Az ügyfelek preferenciáinak ismerete a készletgazdálkodás számára is kihívást jelent.

Raktárkezelés: Az ügyfelek kiszolgálása és a műveletek bonyolultá válhatnak, ha a készleteknél az egyes termékeket nehéz beazonosítani. A készletkezelés segíthet kiküszöbölni a raktárkezelés problémáit is.

A piacon számos készletkezelő szoftver található. A Webcapital Kft. Felhőraktára ingyenes próbaverzióval áll rendelkezésre. Felhőalapú készletkezelő szoftverként, kisvállalkozása készleteinek kezelésére is alkalmazható.

A készletek besorolása

Az ellátási lánc kezelésének különböző szakaszaiban a készlet különböző besorolásokkal rendelkezik. Általában négyféle alapkészletet különböztetünk meg:

nyersanyagok;
félkész termékek;
karbantartás, a javítás és az üzemeltetés vagyis MRO készlet;
késztermékek.

Nézzük meg ezeket a csoportokat részletesen.

Nyersanyagok készlete

A nyersanyagok olyan termékek, amelyeket késztermékek előállítására használnak. Ezek lehetnek olyan darabok, amelyek készleten vannak, de nem használják őket éppen sem a folyamatban lévő gyártási (félkész termék), sem a késztermék készletben. A nyersanyagoknak két különböző kategóriája van:

A közvetlen anyagokat közvetlenül a késztermékekben használják fel. Például a bőrszíjak készítéséhez használt bőr a közvetlen anyagok közé sorolható.
A közvetett anyagok a rezsi- vagy gyári költségek részét képezik, amelyek közvetetten hozzájárulnak vállalkozása működéséhez. Például az izzók és az akkumulátorok közvetett anyagnak tekinthetőek.

Félkész termékek készlete

Minden olyan közvetlen vagy közvetett készlet, amelyet a vállalkozás éppen késztermékek létrehozására használ fel, félkész terméknek tekinthető. A termékköltség szempontjából a félkész termék magában foglalja az elszámolási időszak végén még folyamatban lévő nyersanyag- és munkaerőköltségeket. Például a csomagolás az orvosi berendezéseknél egy félkész termék, amíg el nem adják az ügyfélnek. Egy másik példa a ruhák csomagolása és alapanyaga a vásárlónak történő értékesítésig.

MRO készlet

Az MRO (magyarul Karbantartás, javítás és üzemeltetés) a késztermékek összeállításához és értékesítéséhez szükséges készleteket jelenti. Ezek olyan termékek, amelyek nem épülnek be a késztermékbe. Például az olyan alapvető irodai kellékek, mint a tollak, szövegkiemelők és papírok, az MRO kategóriába sorolhatóak.

Késztermék készlet

A késztermék készlet a legegyszerűbb az összes készlettípus közül. Bármely készlet, amely a vállalkozás webhelyén szerepel, vagy az üzletében eladásra kerül, készáru. Tehát alapvetően minden olyan termék, amely készen áll arra, hogy eladja az ügyfeleknek, készterméknek minősül. Készterméknek tekinthető például egy egyedi gyártású laptop vagy egy előre csomagolt fagyasztott pizza.

A készletekkel kapcsolatos költségek 4 típusa

A készletkezelés elengedhetetlen része a költségek nyomonkövetése a teljes folyamat alatt. Egy vállalkozás teljes készletére számolt összköltség a következő elemekből épül fel:

Beszerzési költség;
Rendelési költség;
Készlettartási költség;
Hiány költség.

Vizsgáljuk meg ezeket a költségtípusokat egy kicsit részletesebben is.

A beszerzési költség a termék megvásárlásakor vagy gyártásakor keletkezik. E költség akkor lényeges, ha nagysága függ a vásárolt vagy gyártott mennyiségtől (mennyiségi árkedvezmény), egyéb esetben lényegtelen, mert előbb utóbb ki kell fizetni az egészet, függetlenül attól, hogy mikor érkezik meg.

A rendelési költséghez tartoznak az áru megrendelésének lebonyolításakor, illetve a rendelés beérkezésekor felmerülő költségek:

adminisztráció költsége;
tétel szállításával, érkezésével, átvételével kapcsolatos költségek;
gépek, gyártósorok átállításának költsége;
átállás miatt kieső kapacitás elmaradó hozama;
anyagveszteség.

A készlettartási költségek közé azokat a költségeket soroljuk, amelyek nőnek, ha a készletszint nő, illetve csökkennek, ha a készletszint csökken. Ezek lehetnek

a készletekbe fektetett tőke elmaradó haszna;
készletfinanszírozás költsége;
a készlettartás mennyiségtől függő költségei;
technikai és fizikai avulás költségei;
mennyiségi veszteségből eredő költségek;
biztosítások, vámok, stb.

Hiány költségnek nevezzük azokat a költségeket, amelyek külső nem várt hatásra készlethiányt okozhatnak:

későn szállítás többletköltsége;
elvesztett vevő elmaradó hozama.

A készletkezelés, mint ahogy ebből a bejegyzésből is látszik, fontos részét képezi egy vállalkozás működésének. Azonban nem mindegy, hogy mennyire történik rendszerezett formában és milyen eszközök segítségével.

A Felhoraktar.hu applikáció képes a készletkezelés és raktárkezelés manuális kezelésének megszűntetésére, de csak úgy tud hatékonyan működni, ha a cég folyamatai is lekövetik az átállást.

A Webcapital Kft. tanácsadói több mint 20 éves könyvelői, raktár- és készletkezelésben szerzett tapasztalattal segíthetik munkádat. Keress minket bizalommal!

Kapcsolatba lépek!

Források: